tutorial membuat mail merge

 

Nah cara terbaik yang paling praktis dan mudah adalah dengan memanfaatkan fitur mail merge.

Dengan menggunakan mail merge membuat surat masal seperti itu cukup dengan 3 langkah sederhana saja yaitu:

1. Membuat 1 lembar surat
2. Menyediakan daftar nama dan alamat undangan, data bisa dibuat menggunakan table microsoft word atau menggunakan ms excel.
3. Mengaitkan surat dengan data undangan
4. Print Surat, secara sekaligus.

Dengan menggunakan mail merge, walaupun surat yang dibuat hanya di 1 lembar dokumen ms word, jumlah lembar dokumen ms word akan otomatis menjadi banyak sesuai dengan jumlah data undangan  yang kita tulis di excel, dimana setiap surat akan memiliki nama dan alamat undangan berbeda-beda sesuai dengan data nama undangan.

Oh ya, selain membuat surat undangan masal, mail merge juga banyak digunakan ketika kita ingin membuat label undangan agar pembuatan label undangan lebih cepat dan rapi.

 1: Siapkan data Excel

a. Buka microsoft excel

b. Buat Daftar nama dan alamat seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

c. Simpan file excel di komputer anda dan ingat lokasi penyimpanannya jangan sampai lupa, file excel yang berisi nama dan alamat ini nanti akan dihubungkan dengan surat di ms word

2: Buat Surat di MS Word

setelah membuat surat di microsoft word, sebagai contoh kurang lebih kelihatan seperti gambar di bawah ini:

3: Aktifkan Fitur mail merge

a. Buka surat anda di microsoft word.

b. Pilih menu Mailing > mail merge > leters

c. Setelah itu Pilih menu Mailing > Select Recipients >Use existing List...

d. Kemudian pilih file excel yang berisi data nama undangan yang sudah anda siapkan sebelumnya

e. Selanjutnya arahkan kursor di bagian yang ingin diisi dengan data dari excel,

Untuk kasus ini adalah data nama dan alamat yang ingin di undang.

Sampai langkah di atas, proses mail merge menghubungkan surat di ms word dengan data excel sudah berhasil.